Guia definitivo da construção do processo de prospecção outbound

Você prospecta clientes de forma ativa? Se sim, está obtendo retorno e fazendo da maneira correta? Confira neste artigo um guia definitivo e aprofundado sobre como construir e otimizar seu processo de prospecção outbound começando do zero.
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Você já faz prospecção outbound?!

Se você acha que a melhor estratégia de vendas, atualmente, é apenas esperar até que os seus clientes venham naturalmente até a sua empresa, sentimos informar, mas você está bastante enganado.

Em um mercado tão concorrido e competitivo como o atual, a prospecção de clientes assume um papel cada vez mais fundamental e indispensável.

Mais do que o inbound, a prospecção outbound permite que você assuma as rédeas da aquisição de clientes, tornando possível à sua empresa ir atrás e vender apenas para os seus melhores compradores, ou seja, aqueles que vão trazer maiores chances de fechamento e um maior retorno.

É por isso que, neste artigo, trouxemos para você um guia completo e definitivo sobre a construção do seu processo de prospecção outbound.

Vamos passar rapidamente pela definição e importância do conceito para, em seguida, aprofundar no passo a passo fundamental para você começar a prospectar clientes de maneira ativa na sua empresa.

Boa leitura!

O que é prospecção outbound?

Prospecção outbound é um método de prospecção que envolve a procura e o contato direto com leads, geralmente através de ligações, e-mails e redes sociais. A ideia é entrar em contato com pessoas qualificadas para apresentar a solução oferecida e fechar um negócio, independentemente se elas já demonstraram interesse no produto/serviço oferecido pela empresa ou não.

Na prospecção outbound, é o vendedor quem toma a iniciativa de conseguir os dados e informações e entrar em contato com os possíveis clientes, denominados prospects. Isso é diferente da prospecção inbound, na qual são eles que procuram a empresa e mostram interesse na solução oferecida.

A prospecção outbound é uma estratégia importante para empresas que buscam se tornar mais independentes dos fatores externos do mercado e vender mais. No entanto, essa abordagem é bem mais desafiadora do que a prospecção inbound, pois os clientes podem se sentir importunados pelo contato inesperado e não estar interessados no produto ou serviço oferecido.

Para conferir mais sobre o que é o processo de prospecção outbound, assista ao vídeo abaixo:

Importância da prospecção outbound

Quando comparada à prospecção inbound, a prospecção outbound pode ter uma série de vantagens e diferenciais.

Em primeiro lugar, ela é uma forma de expandir ativamente a base de leads. Isso é especialmente importante se a sua empresa está nos estágios iniciais de crescimento, pois permite identificar novos potenciais clientes e apresentar suas soluções para eles, tornando o seu negócio mais conhecido em menos tempo.

Se, por outro lado, você está há bastante tempo no mercado e quer sair da zona de conforto, a prospecção outbound é uma maneira de alcançar novos mercados e segmentos. Isso porque permite que a sua empresa identifique esses campos inexplorados que, provavelmente, não seriam alcançados via inbound.

Outra vantagem da prospecção outbound é que ela ajuda a se diferenciar dos concorrentes. Ao entrar em contato diretamente com os clientes e apresentar suas ofertas, sua empresa se posiciona como líder do mercado, o que aumenta a confiança dos leads e as chances de gerar novos negócios.

Como dissemos anteriormente, a prospecção outbound também tem seu preço, já que é um processo mais árduo que o inbound. Por isso, é importante conhecer bem o seu modelo de negócio e os objetivos da sua empresa, pois o modelo “certo” a ser adotado dependerá em grande parte disso.

Para ter um comparativo mais aprofundado entre inbound e outbound, assista ao vídeo a seguir, no qual o nosso CEO Thiago Reis e o head de vendas da V4 Company Romulo Fernandes debatem sobre qual estratégia funciona melhor:

Passo a passo para a construção do processo de prospecção outbound

Vamos ao que interessa?!

Agora que você já conferiu detalhadamente o que é e qual a importância da prospecção outbound e já está convencido de que essa é a melhor estratégia para aplicar na sua empresa, chegou a hora de conhecer o passo a passo completo e aprofundado para construir o seu processo de prospecção outbound.

Leia, tire insights e pegue dicas sem moderação!

#1 Definir o nicho de mercado

Um dos maiores erros cometidos ao prospectar é achar que sua empresa deve vender para todo mundo.

Definir o nicho de mercado é o primeiro passo na construção do processo de prospecção outbound pois é a base para direcionar esforços para clientes certos. Sem um entendimento de quais são os nichos dos leads que você procura, sua prospecção se torna genérica e mira em todos, mas não acerta nenhum.

Dessa forma, definir o nicho de mercado permite que a sua empresa se posicione de maneira estratégica na prospecção outbound. Ao identificar o mercado-alvo e os segmentos certos, você garante que está direcionado para possíveis clientes que têm um bom match com a sua solução e podem ser convertidos em negócios rentáveis.

O primeiro passo para definir o nicho de mercado é fazer pesquisas que ajudem a entender as necessidades e problemas dos possíveis mercados que você quer prospectar. Dessa forma, você poderá conferir se a sua empresa é capaz de resolver essas questões e se posicionar como o que eles precisam.

Além disso, é importante analisar seus concorrentes para entender como eles estão se posicionando nesses segmentos. Isso dá uma ideia de quais mercados estão saturados e quais ainda podem ter grandes oportunidades de crescimento.

Uma vez estudado e escolhido o nicho, é importante segmentá-lo ainda mais. Isso pode se dar de acordo com características demográficas, comportamentais etc. e é importante para direcionar ainda mais a prospecção outbound.

É importante destacar que definir o nicho de mercado é uma tarefa contínua. É preciso estar atento às tendências e mudanças para fazer ajustes e garantir que sua abordagem esteja sempre alinhada com a situação daquele nicho. Além disso, a definição de nicho de mercado pode mudar conforme sua empresa cresce e suas soluções evoluem.

Resumo

De forma resumida, você precisa fazer as seguintes perguntas na hora de definir o nicho de mercado para a sua prospecção outbound:

  1. Qual é o mercado-alvo da minha empresa?
  2. Quais são as dores, necessidades e problemas desse mercado-alvo?
  3. Quais são os segmentos que desejo atingir?
  4. Há match com o que a minha empresa é capaz de oferecer?
  5. Como os meus concorrentes se comportam nesse segmento?
  6. O segmento já está saturado ou ainda há oportunidades de crescimento?
  7. Como posso segmentar ainda mais esse mercado?
  8. Como posso ajustar a minha abordagem para garantir que ela será eficaz nesse mercado?

#2 Definir o ICP

Depois de definir o nicho de mercado, o próximo passo para construir um processo de prospecção outbound é definir o perfil de cliente ideal (ICP).

O ICP é um modelo detalhado do cliente ideal que a sua empresa quer prospectar. Ele leva em conta as necessidades e comportamentos dos leads e permite identificar quais deles se encaixam melhor com a sua solução e, portanto, são mais propensos a se tornar clientes, aumentando a eficiência da prospecção.

A primeira etapa para definir o ICP é analisar a sua base atual de clientes e identificar quais são os mais valiosos e as características que eles compartilham. Isso pode incluir informações como faturamento, nicho de mercado, número de colaboradores, localização geográfica etc.

O próximo passo é fazer pesquisas e entrevistas com esses clientes. Isso permite entender melhor as suas necessidades, desejos e dores, além de gerar uma visão ampla sobre quais motivos os levaram a escolher a sua empresa ao invés de um concorrente e quais são os pontos fortes e fracos do seu processo de vendas.

Uma vez coletadas essas informações, você terá pontos em comum suficientes para saber quem é o seu ICP. Uma dica é buscar sempre um equilíbrio entre aqueles prospects dos quais você consegue extrair mais valor que o comum e aqueles para os quais você consegue gerar mais valor que o comum.

tabela que retrata o passo a passo para definir o perfil de cliente ideial (ICP)

Com o ICP definido, é possível criar uma comunicação mais personalizada e segmentada, aumentando as chances de conversão. Além disso, permite qualificar melhor os seus leads e se concentrar apenas naqueles de melhor qualidade.

É importante lembrar que, assim como o nicho de mercado, o ICP é um conceito dinâmico e pode se modificar ao longo do tempo à medida que sua empresa evolui e as necessidades dos seus clientes mudam. Por isso, é importante revisitar e ajustar seu perfil ideal de cliente regularmente para garantir que sua prospecção outbound continue sendo relevante e eficaz.

Além disso, é preciso saber que o ICP é uma ferramenta para te ajudar e te guiar na hora de fazer a prospecção outbound e a qualificação de leads. Nem sempre, os seus prospects se encaixarão 100% nesse perfil, e isso não significa que você deve descartá-los logo de cara, mas sim que, talvez, ainda precisem passar pelo processo de nutrição ou entrar em follow-up.

Resumo

De forma resumida, você precisa fazer as seguintes perguntas na hora de definir o ICP para a sua prospecção outbound:

  1. Quais são as características em comum dos meus melhores clientes?
  2. Quais dores, problemas, desejos e necessidades a minha empresa os ajudou a resolver?
  3. De quais clientes eu consegui extrair mais valor do que o comum?
  4. Para quais clientes eu gerei mais valor do que o comum?
  5. Como funcionou a jornada de compra desses clientes?
  6. Quais são os principais erros e acertos do meu processo de vendas?
  7. Como posso personalizar a minha prospecção e a minha comunicação para atrair clientes ideais?

#3 Analisar a base atual de clientes

Essa etapa funciona como um aprofundamento do passo anterior e é um passo crucial na construção de um processo de prospecção outbound eficaz.

A análise da base atual de clientes permite entender melhor os clientes que a sua empresa já tem e identificar oportunidades para expandir seus negócios a outros leads com características semelhantes por meio da prospecção.

A primeira etapa para analisar a sua base atual de clientes é coletar e organizar os seus dados, sejam eles pessoais, profissionais ou de mercado.

Uma vez que você tenha coletado essas informações, é importante analisá-las para identificar tendências e padrões. Para isso, você pode utilizar ferramentas de análise de dados, como o Google Sheets ou o Google Analytics, e identificar quais são os clientes mais valiosos, quais são os segmentos mais propensos a comprar e quaisquer outras características que eles compartilhem.

Além disso, é importante analisar as informações sobre como esses clientes foram adquiridos para identificar quais canais serão mais eficazes no seu processo de prospecção outbound. Isso permitirá ajustar sua estratégia para maximizar os seus esforços e o retorno sobre os seus investimentos.

Resumo

De forma resumida, você precisa fazer as seguintes perguntas na hora de analisar a base atual de clientes para a sua prospecção outbound:

  1. Quais são os clientes mais valiosos?
  2. Quais segmentos são mais propensos a comprar?
  3. Quais são as características em comum dos clientes mais valiosos?
  4. Como eles foram adquiridos?
  5. Quais canais foram mais eficazes?
  6. Quais produtos ou serviços eles mais compraram?

#4 Criar uma cadência e modelos para prospectar

Uma vez definidos o nicho de mercado e o ICP e analisada sua base atual de clientes, o próximo passo para construir um processo de prospecção outbound é criar um fluxo de cadência e modelos e templates para prospectar.

Criar uma cadência envolve planejar e estabelecer a frequência com que os prospects serão contatados. Ela deve ser consistente para garantir que os potenciais clientes sejam contatados com uma regularidade assertiva e sem inconveniências.

Criar modelos de prospecção é fundamental para garantir que a prospecção dos leads seja padronizada e, dessa forma, mais facilmente automatizada, replicável e escalável. Isso envolve elaborar templates de cold mail, scripts de cold calling, modelos de mensagens e scripts de vendas no geral.

É importante lembrar que, por mais que você utilize modelos, você não deve deixar de prezar por uma comunicação consultiva e personalizada. Eles devem servir apenas como guias para nortear as falas e a geração de valor por parte dos vendedores, que não devem apenas fazer uma leitura de forma robotizada.

Cadência

Alguns passos essenciais para criar uma cadência eficaz são:

  • Estabelecer o objetivo da campanha: em primeiro lugar, você deve definir metas de vendas claras para a sua campanha de prospecção outbound, como o número de contatos a serem realizados, a taxa de resposta e a taxa de conversão. A cadência dependerá bastante desses números;
  • Escolher a melhor forma de contato: de acordo com os dados levantados ao olhar para a base de clientes atuais (passo anterior), você deve escolher o melhor canal para entrar em contato com os seus futuros prospects. Geralmente, o contato ocorrerá via e-mail, telefone ou redes sociais, principalmente o LinkedIn;
  • Criar uma rotina: escolhidos os canais de contato, o próximo passo é criar uma rotina para falar com os leads. Isso envolve escolher e testar os melhores dias e horários para entrar em contato com eles pelos diferentes canais escolhidos. Mais uma vez, isso deve ser feito de maneira estratégica e de acordo com os dados levantados no passo anterior;
  • Acompanhar os resultados: por mais que você planeje e tome decisões baseadas em dados, apenas os resultados das suas estratégias dirão se a sua cadência é assertiva. Dessa forma, esteja sempre por dentro das taxas de abertura, de resposta e das interações no geral para fazer os ajustes necessários.


No processo de prospecção outbound, é importante ser persistente, mas não insistente, e sempre respeitar a privacidade dos seus prospects. Dessa forma, leve isso em consideração na hora de criar uma cadência.

Modelos

Dependendo do seu ICP e do seu nicho de mercado, os canais utilizados para entrar em contato com os leads poderão variar. Entretanto, como e-mail e ligação continuam sendo os principais meios de prospectar clientes, vamos abordar algumas dicas para fazer bons modelos de e-mails e telefonemas.

Algumas dicas para criar bons modelos de e-mails para a sua prospecção outbound são:

  • Personalize o assunto: use o nome do destinatário e faça com que o assunto do seu e-mail seja relevante, chamativo e interessante para ele;
  • Seja breve e direto: faça que a sua mensagem seja clara e fácil de entender e evite usar jargões ou termos técnicos desnecessários;
  • Use uma linguagem de conversação: evite ser muito formal. Faça com que seu e-mail pareça uma conversa amigável, e não um discurso de vendas;
  • Inclua um Call-to-Action (CTA): peça uma ação clara no final do e-mail. Isso pode ser marcar uma reunião, visitar seu site, baixar um material gratuito etc.
  • Seja profissional: certifique-se de que o e-mail está bem escrito e livre de erros ortográficos. Além disso, use uma assinatura profissional e inclua as suas informações de contato;

Já para fazer bons modelos de ligações para a sua prospecção outbound, algumas dicas são:

  • Comece com uma saudação amigável: comece a ligação com uma saudação personalizada para ajudar a estabelecer uma conexão com o contato;
  • Gere interesse: é nos primeiros 10s que o lead vai decidir se continuará te ouvindo ou não. Dessa forma, gere interesse logo de cara. Isso pode ocorrer dando uma informação, revelando uma notícia sobre a empresa etc.;
  • Faça perguntas: faça perguntas para entender as necessidades do contato e como sua empresa pode ajudá-lo;
  • Preveja objeções: de acordo com os dados dos seus clientes atuais, prepare-se para as principais objeções que seus prospects poderão ter;
  • Gera compromisso: não desligue sem antes marcar uma outra ligação ou reunião com dia e horário bem definidos para evitar que o lead interrompa o contato.

#5 Criar métricas e validar

Uma coisa é certa: a sua prospecção outbound só será bem-sucedida se você tiver uma abordagem estratégica, organizada e baseada em dados e na inteligência comercial.

Criar métricas e KPIs assertivos é fundamental para medir o sucesso da prospecção. Eles ajudam a entender o seu desempenho e a identificar áreas de melhoria, o que serve para validar se todo o trabalho descrito nos passos anteriores está sendo efetivo e trazendo o retorno esperado para a sua empresa.

Algumas das principais métricas para prospecção outbound incluem:

  • Taxa de resposta: número de pessoas que respondem a sua prospecção dividido pelo número total de contatos;
  • Taxa de conversão: número de pessoas que se tornam clientes efetivos dividido pelo número total de contatos;
  • Velocidade de resposta: tempo médio entre o contato inicial e a resposta do potencial cliente;
  • Retorno sobre Investimento (ROI): receita gerada pela prospecção dividida pelo seu custo.

 

Além das métricas, é importante validar a eficácia da prospecção. Isso envolve testar diferentes modelos, cadências e canais de contato para descobrir o que funciona melhor. Por exemplo, você pode testar diferentes modelos para ver qual tem uma taxa de resposta mais alta ou testar diferentes cadências para ver qual gera mais conversões.

É importante analisar as métricas e os resultados dos testes regularmente para identificar áreas de melhoria.

#6 Usar a tecnologia para escalar

Outro erro bastante comum cometido na prospecção outbound é achar que as tecnologias e ferramentas certas, por si só, trarão resultados. Isso é errado porque, se você não tiver um processo muito bem definido, elas não farão milagre, pois tecnologias e ferramentas funcionam como meio, e não como fim.

É por isso que separamos este como o último passo da construção do seu processo de prospecção outbound. A tecnologia servirá apenas para escalar a prospecção, uma vez que ela já esteja definida.

Isso pode se dar de várias maneiras. Um exemplo é o uso de CRMs, que permitem gerenciar e escalar os contatos com os leads de maneira eficiente. Ele pode incluir funcionalidades como geração de leads, segmentação, roteamento, programação de e-mails e relatórios de análise.

Outra maneira de usar a tecnologia para escalar a prospecção é utilizando ferramentas de pesquisa de leads. Elas permitem encontrar informações precisas e atualizadas sobre potenciais clientes, incluindo dados de contato, informações de empresa e setor. 

Além disso, a inteligência artificial e o aprendizado de máquina estão começando a ser utilizados na prospecção outbound, permitindo a personalização de conteúdo, melhoria da segmentação e automatização de tarefas. A IA e o ML também podem ser usados para analisar dados e identificar tendências, ajudando a identificar oportunidades de negócios e a aumentar a eficácia da prospecção.

Se você quer ter acesso às principais ferramentas utilizadas na prospecção outbound, clique no botão abaixo:

Conclusão

Se você chegou até aqui, temos certeza de que já conferiu que construir um processo de prospecção outbound do zero é uma tarefa nada fácil.

Entretanto, não se preocupe! O ideal é que você conte com a ajuda de uma consultoria de vendas para te auxiliar na elaboração e implementação assertiva do processo, evitando erros e aumentando o retorno do investimento.

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Obrigado por nos acompanhar e até a próxima leitura!

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