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Você já ouviu falar em Ciclo PDCA?
No mundo dos negócios, principalmente das vendas B2B, são tantos termos e siglas que, se você está começando agora ou, até mesmo, se já está há muito tempo no mercado, é impossível conhecer profundamente todos eles.
Além disso, devido a uma concorrência cada vez maior, surgem a todo momento novas tecnologias capazes de impulsionar a sua empresa e torná-la destaque no seu nicho de mercado. E, convenhamos, é difícil estar por dentro de todas elas, não é mesmo?!
Se você sente que tem esse problema, você pode se acalmar, pois o objetivo deste artigo é justamente te apresentar um método de gerenciamento e melhoria da qualidade de processos que, uma vez aplicado em vendas, é capaz de otimizar e elevar consideravelmente o seu faturamento.
O nome dele é Ciclo PDCA, e é justamente sobre isso que trataremos abaixo.
Boa leitura!
O que é Ciclo PDCA?
Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de melhorias que tem como principal objetivo otimizar continuamente os processos de uma empresa.
A primeira parte do termo você já entendeu. Uma vez que tem como maior finalidade melhorar de forma contínua os processos da sua organização, essa metodologia ocorre na forma de um ciclo, ou seja, não possui início, meio e fim e não conta com interrupções e pausas.
Entretanto, o que significam as letras da segunda parte?
PDCA é uma sigla para as palavras em inglês Plan, Do, Check e Act, que, em português, significam Planejar, Fazer, Checar e Agir. Cada um desses termos representa uma fase do ciclo que compõe a metodologia do Ciclo PDCA.
De forma resumida:
- P: plan (planejar);
- D: do (fazer, executar);
- C: check (checar, validar);
- A: act (agir).
Como e de onde surgiu o Ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA surgiu em 1920 através dos estudos do físico, engenheiro e estatístico estadunidense Walter Andrew Shewhart, conhecido como o pai do controle estatístico da qualidade. Inicialmente, a metodologia era voltada apenas para a melhoria de produtos e serviços.
Foi somente a partir da década de 1950, com a sua aplicação pelo estatístico norte-americano William Edwards Deming no desenvolvimento da indústria japonesa no pós-Segunda Guerra Mundial, que o Ciclo PDCA ampliou seu campo de atuação para além do controle da qualidade. Com isso, a ferramenta foi se tornando fundamental para a melhoria contínua de processos como um todo, inclusive do processo de vendas.
Desse modo, atualmente, o Ciclo PDCA pode ser aplicado nos mais diversos campos de uma empresa, como:
- Vendas;
- Pré-vendas;
- Customer success (pós-vendas);
- Marketing;
- RH;
- Entre diversas outras.
Importância e vantagens do Ciclo PDCA
Estar em melhoria contínua é essencial para qualquer negócio que deseja ser bem-sucedido nos tempos atuais.
Não é mais suficiente focar apenas na qualidade daquilo que é entregue para o cliente. Isso é reflexo nítido e direto da qualidade de todos os processos pelos quais ele passou ao longo da sua jornada de compra, desde o momento em que ainda era um lead até o momento da execução do serviço ou da entrega do produto de fato.
Além disso, para que os seus investimentos tenham um retorno alto e o seu time trabalhe em alta performance, é necessário que haja sempre a otimização dos seus processos e ferramentas. De nada adianta engessar um processo e torná-lo eternamente fixo, pois isso apenas tornará a sua empresa obsoleta e, consequentemente, a fará perder competitividade.
Nesse sentido, metodologias de gestão de melhoria contínua como o Ciclo PDCA assumem um papel extremamente importante no mercado contemporâneo.
Tratando-se especificamente desse método, ele permite o acompanhamento de perto de qualquer melhoria implementada na sua empresa, além de auxiliar na elaboração de planos de ação viáveis e realistas que utilizam a análise de dados e focam nos resultados para otimizar os processos do seu negócio.
Dessa forma, o Ciclo PDCA, dentre diversas outras vantagens, permite:
- Tomadas de decisão mais assertivas com base em dados e resultados práticos;
- Diminuição de riscos ou dos efeitos negativos que assumir riscos pode trazer;
- Padronização da implementação de melhorias e mudanças;
- Olhar clínico e crítico sobre processos, ferramentas, tarefas e atitudes;
- Atualização e otimização contínua e incansável da atuação do time de vendas – e também de outros da empresa.
Fases do Ciclo PDCA
Agora que você já sabe o que é o Ciclo PDCA, qual é a sua importância e quais vantagens essa metodologia pode trazer para o seu negócio, chegou a hora de aprofundarmos um pouco mais e olharmos detalhadamente para cada uma das fases – Plan, Do, Check e Act – do ciclo.
Nosso objetivo aqui é justamente fazer com que você saia desta leitura pronto para aplicar esse método na sua empresa e nos seus processos. Então, mão na massa!
Confira a seguir cada como funciona uma das etapas do Ciclo PDCA:
#1 Plan
A primeira fase do Ciclo PDCA é também a mais importante e consiste em planejar.
A essencialidade dessa etapa fica clara por si só. Caso o planejamento da correção ou melhoria seja feito de qualquer maneira, muito provavelmente elas não trarão os resultados esperados e poderão se tornar investimentos com baixíssimo retorno ou, até mesmo, sem retorno algum.
Além disso, caso não haja uma análise minuciosa da situação a ser corrigida e/ou otimizada, a empresa pode perder em assertividade e desperdiçar tempo, dinheiro e esforço com soluções erradas. Caso isso aconteça, o problema continuará acontecendo e, portanto, a situação vai se transformar em uma bola de neve que só vai fazer mal para o seu negócio.
É por isso que você deve investir muito tempo e atenção em planejar. Muito além de identificar a dor, é preciso se juntar com o time para priorizá-la, diagnosticar detalhadamente quais são as suas causas e qual é a situação atual da empresa, imaginar um cenário ideal, fazer um brainstorming e, finalmente, definir as metas e planos de ação mais adequados e viáveis para que ele seja alcançado.
Por mais que o Ciclo PDCA esteja aberto à possibilidade de tentativas e erros, o ideal é sempre ser assertivo! Assim, a sua organização poderá tirar melhor proveito da melhoria contínua e ininterrupta dessa metodologia.
Outro ponto importante nessa etapa é focar em um problema de cada vez. A ideia do Ciclo PDCA é justamente evitar que as empresas se percam nas suas ideias e possam focar na melhoria contínua de um processo por vez. Dessa forma, é essencial que você saiba priorizar o que é mais importante e urgente.
Para isso, você pode usar o gráfico de importância X urgência:
Dele, podemos presumir que:
- Quando um problema ou melhoria for de alta urgência e baixa importância, você deve deixá-lo de lado para fazer apenas quando der;
- Quando um problema ou melhoria for de baixa urgência e baixa importância, você deve ignorá-lo;
- Quando um problema ou melhoria for de baixa urgência e alta importância, você deve se programar para fazê-lo;
- Por fim, quando um problema ou melhoria for de alta urgência e alta importância, você deve implementá-lo imediatamente. É nesse tipo de problema que você deve focar para aplicar o Ciclo PDCA.
Identificado e priorizado o problema, é hora de partir para os planos de ação. É muito importante que eles sejam sempre o mais detalhados possível, pois, ao ter bem definido quem, como e quando fará, por meio de quais processos e canais e quanto se pretende gastar com as melhorias, o time fica mais motivado e não se vê perdido em meio a ideias de difícil tradução prática.
#2 Do
Uma vez que a correção do problema ou a implementação da melhoria esteja minuciosamente planejada e revisada, é hora de colocar a mão na massa.
Por mais que o time tenha participado do planejamento – os colaboradores não só podem, como devem fazer parte, uma vez que processos horizontalizados tendem a funcionar muito melhor que processos verticalizados – isso não significa que todos já estão prontos para dar início ao projeto.
Assim, você muito provavelmente precisará investir em treinamentos para prepará-los para as mudanças. Antes mesmo de usar a metodologia do Ciclo PDCA, é muito importante que todos a conheçam e saibam como aplicá-la. Por isso, recomendamos que você compartilhe este artigo com todas as pessoas do seu time!
Uma vez que o gestor sinta que está tudo pronto, tem início de fato a segunda fase do ciclo, que é fazer/executar. É muito importante que, por mais que a empresa tenha pressa em alcançar os resultados, tudo seja feito com calma e conforme o ritmo planejado. Nesse momento, qualidade é mais importante que velocidade.
#3 Check
Agora é hora de trabalhar com dados.
Na verdade, essa fase do Ciclo PDCA deve andar lado a lado com a execução, mas é depois de passado algum tempo desde a implementação da mudança ou melhoria que você poderá realmente checar e validar se elas estão dando certo e trazendo os resultados esperados para a empresa.
As metas planejadas estão sendo batidas? Os processos foram otimizados e estão funcionando de maneira mais fluida? O retorno dos clientes está sendo positivo? E a opinião do time, qual está sendo?
Esse é o momento de responder a essas perguntas. E, por mais que uma análise qualitativa também seja importante, é principalmente olhando para os números que você poderá ver se o planejamento está dando certo.
Se a resposta for sim, vá fundo a aprofunde ainda mais o novo funcionamento. Caso o retorno seja negativo, reúna-se novamente com o time e inicie um novo planejamento, dessa vez com foco na correção do que foi definido no antigo e não deu certo.
#4 Act
Finalmente, chegamos à última fase do Ciclo PDCA, que consiste em agir.
Uma vez que a mudança ou melhoria esteja funcionando e já tenha sido validada, é hora de torná-la padrão na empresa. Isso significa que todos os colaboradores devem dominá-la e tê-la documentada e disponível para consultarem sempre que necessário.
Nessa etapa, produzir playbooks é um passo essencial. Além disso, talvez também sejam necessários promover novos treinamentos para ajudar o time a fixar de vez o novo funcionamento.
Caso você sinta que há um pouco de resistência por parte dos colaboradores, não se preocupe! Sair da zona de conforto realmente causa estranheza, mas, uma vez que os resultados obtidos na etapa de validação sejam apresentados, eles se tornarão mais receptivos com a mudança.
Como aplicar o Ciclo PDCA em vendas?
Agora que você já entendeu como funciona cada fase do Ciclo PDCA, deve estar se perguntando: como aplicar essa metodologia em vendas? Para ilustrar melhor, vamos adotar um exemplo.
Imagine que a empresa X está com um grande gargalo no processo de qualificação. Aproximadamente 50% dos leads gerados são desqualificados e, analisando a situação, o time chegou à conclusão de que a principal causa disso é a falta de um ICP bem definido.
A empresa não sabe quem é seu melhor comprador e nem para quem ela consegue entregar mais valor e, consequentemente, não consegue prospectar as pessoas corretas, seja via inbound ou outbound.
Como plano de ação, foi definida uma pesquisa profunda na base de dados de clientes para identificar as melhores oportunidades e seus respectivos segmentos com o intuito de identificar um padrão para se tornar o perfil de cliente ideal.
Até aqui, percebemos que uma fase já foi: a do planejamento. Após colocar o projeto em prática na etapa da execução, o time validou que a taxa de leads desqualificados tinha caído de 50% para 30% e que a tendência era que essa margem se ampliasse ainda mais. Dessa forma, decidiu avançar para a fase da ação e padronizou o ICP da empresa em um playbook, que foi apresentado aos SDRs, BDRs e membros do time de marketing.
Percebe como a metodologia se aplica muito bem em vendas? Por ter uma filosofia de agilidade, assertividade e continuidade, o Ciclo PDCA se encaixa perfeitamente com o dinamismo e a velocidade que um setor comercial precisa ter. Dessa forma, você pode e deve utilizá-la com seu time de vendas!
Conclusão
Se você chegou até aqui, temos certeza de que já entende tudo sobre o Ciclo PDCA, desde a sua definição e importância até como funcionam as suas fases e como aplicá-lo para vender e faturar mais.
Essa metodologia é uma das principais utilizadas pelas consultorias de vendas para ajudar na implementação da melhoria contínua dos processos dos clientes.
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Até a próxima leitura!
