Case Ativy: 2 mil contatos, 120 reuniões e 7 contratos em 1 mês

Como reduzir o no-show em vendas: 7 métodos eficazes

Confira neste artigo o que é o no-show, quais são as suas principais causas, como calcular e ter a taxa ideal e aprenda as sete técnicas mais eficazes disponíveis no mercado para reduzir o no-show e garantir 100% de presença nas suas reuniões!
Não quer ler? Você também pode ouvir o post aqui abaixo
Getting your Trinity Audio player ready...

Você já ouviu falar em no-show?

Se você trabalha com vendas B2B, temos certeza de que já enfrentou essa triste realidade.

Imagine o seguinte cenário: você adiantou todas as suas atividades, vestiu uma roupa adequada, foi ao banheiro e pegou uma água para se preparar para a reunião que o seu cliente tinha agendado com você para as 14h.

Às 13h55, você entra na sala virtual e se prepara para quando o lead chegar. 14h10 e nem sinal dele. Você decide, então, mandar uma mensagem.

Nenhuma resposta. 14h20, 14h30, 14h40 e nada do seu comprador. Até que você desiste e percebe que acabou de perder uma hora do seu trabalho.

Se você está passando por isso ou acabou de ter um déjà-vu, fique tranquilo, você está no lugar certo!

Neste artigo, vamos te ensinar tudo sobre como reduzir o no-show nas reuniões de vendas da sua empresa, do mais básico ao mais avançado.

Boa leitura!

O que é no-show?

Em vendas, o no-show é o termo utilizado para se referir a um cliente que não comparece a um compromisso previamente agendado com um vendedor. Dessa forma, é quando um lead marca e confirma um dia e um horário para uma reunião e não aparece no momento combinado, sem avisar ou justificar o motivo da sua ausência.

Esse tipo de situação é extremamente prejudicial para o seu processo de vendas. Afinal, o vendedor perde tempo e recursos que poderiam ser investidos em outras oportunidades e atividades, enquanto a sua empresa tem, em vão, gastos com marketing e outros recursos para conseguir aquele agendamento.

Principais causas do no-show em vendas

O no-show pode ocorrer por diversas causas e, nem sempre, elas têm a ver com a sua estratégia.

Afinal, é importante lembrar que imprevistos acontecem e, portanto, é normal que o no-show ocorra na sua empresa. O problema está justamente quando isso começa a ocorrer em excesso.

Confira a seguir as principais causas do no-show em vendas:

  • Falta de comprometimento: algumas pessoas simplesmente não levam o compromisso de agendar uma reunião de vendas a sério, seja porque não têm real interesse no seu produto ou serviço ou porque não valorizam o tempo alheio;
  • Comunicação falha: outra causa comum do no-show é a falta de comunicação. Muitas vezes, o cliente esquece de confirmar o compromisso ou não recebe um lembrete do vendedor, o que pode levar à ausência no horário combinado;
  • Não-geração de valor: outra causa bastante comum do no-show é não gerar valor para a reunião. Se o cliente não tem uma ideia clara do que esperar e dos benefícios que pode obter com o seu produto ou serviço, pode acabar desistindo de comparecer;
  • Problemas pessoais ou profissionais: às vezes, o no-show pode ser causado por problemas pessoais ou profissionais do cliente que fogem ao seu controle, como, por exemplo, uma emergência médica ou um imprevisto familiar;
  • Falta de incentivos: por fim, a falta de incentivos é uma das principais causas do no-show. Se o lead não vê um real benefício em comparecer à reunião agendada, pode acabar desistindo. Nesse caso, o vendedor precisa trabalhar para oferecer vantagens e incentivos que tornem o compromisso mais atraente para o cliente.

 

É importante lembrar que, por mais que nem todos os motivos estejam sob a sua alçada, é possível traçar estratégias para evitá-los e reduzir o no-show, conforme veremos mais adiante.

Como calcular a taxa de no-show em vendas?

Para calcular o no-show, é necessário avaliar quantas reuniões de vendas foram agendadas e quantas realmente aconteceram em um determinado período. A taxa de no-show é calculada pela diferença entre o número de reuniões agendadas e o número das que de fato aconteceram dividida pelo número total de reuniões agendadas. 

Suponha que a sua empresa tenha agendado, em um mês, 104 reuniões de vendas, mas apenas 65 delas aconteceram. Nesse caso, a taxa de no-show pode ser calculada da seguinte forma:

No-show = (reuniões agendadas – reuniões realizadas) / reuniões agendadas

No-show = (104 – 65) / 104

No-show = 39 / 104

No-show = 37,5%

Nesse exemplo, a taxa de no-show foi de 37,5%, o que significa que 37,5% das suas reuniões agendadas não aconteceram. Esse indicador é extremamente útil para avaliar a efetividade das estratégias de agendamento e comunicação com os clientes, bem como para identificar possíveis causas recorrentes de no-show e trabalhar para reduzi-las.

Qual a taxa ideal de no-show?

A taxa ideal de no-show varia de acordo com o estágio que o lead se encontra no seu funil de vendas. Para entender melhor essa relação, é importante, primeiramente, compreender a diferença entre topo e fundo do funil.

O topo do funil é quando a sua empresa busca atrair a atenção do cliente e gerar interesse pelo seu produto ou serviço. Nessa fase, a taxa de no-show pode ser mais elevada, uma vez que muitos clientes ainda não estão totalmente comprometidos com a ideia de comprar.

Já o fundo do funil é quando a empresa busca converter o interesse do cliente em uma venda efetiva. Nessa fase, o no-show tende a ser menor, uma vez que o lead já demonstrou um maior comprometimento com a compra.

Veja a seguir as taxas ideais de no-show para cada estágio do funil de vendas:

  • Topo: até 20%. Como mencionado, nessa fase, o objetivo é atrair a atenção do cliente e gerar interesse pelo produto ou serviço. Nesse sentido, uma taxa de no-show de até 20% é considerada aceitável, pois significa que a empresa está atraindo um número razoável de potenciais clientes e, ainda assim, mantendo um bom controle sobre as reuniões agendadas.
  • Fundo: até 10%. Nessa fase, o objetivo é fechar a venda. Dessa forma, uma taxa de no-show mais baixa, de até 10%, é considerada ideal, pois indica que a empresa está efetivamente engajando os leads e conduzindo-os à finalização da compra.

 

Vale ressaltar que essas taxas ideais são apenas indicadores e não devem ser usadas como uma regra rígida. Cada empresa e cada setor de atuação têm suas particularidades e podem apresentar taxas de no-show diferentes. O importante é avaliá-la constantemente e adotar medidas para reduzi-la.

Como reduzir o no-show em vendas: 7 métodos eficazes

Agora que você já aprendeu tudo sobre o que é o no-show, quais são as suas principais causas e como calcular a taxa ideal, vamos à parte mais importante!

Confira a seguir os oito métodos mais eficazes do mercado para reduzir o no-show e garantir 100% de presença nas suas reuniões de vendas:

#1 Tenha um time de pré-vendas para “vender” a reunião!

O primeiro método para reduzir o no-show é ter um time de pré-vendas para “vender” a reunião. Isso significa entrar em contato com os leads previamente para gerar valor para os benefícios e objetivos da reunião de forma a criar interesse e engajamento por parte do cliente.

Essa estratégia é importante porque, muitas vezes, o no-show ocorre devido à falta de motivação do lead, que pode não entender completamente o porquê da reunião ou não ver motivos suficientes para comparecer.

Para implementar esse método, é necessário ter um time de pré-vendas treinado e capacitado para se comunicar efetivamente com os leads e criar engajamento. Os SDRs devem ser capazes de explicar os objetivos da reunião e demonstrar o valor que ela trará para o cliente.

#2 Tome as rédeas do agendamento!

O segundo método para reduzir o no-show é não deixar a responsabilidade de marcar a reunião nas mãos do lead. É importante que o vendedor seja proativo, e assuma o controle do agendamento.

Essa estratégia é importante porque, muitas vezes, o no-show ocorre devido à falta de comprometimento do lead.

Para implementar esse método, é necessário manter um controle rigoroso sobre o agendamento e oferecer opções fechadas para o cliente sobre a próxima reunião, evitando pedir para que ele diga o melhor dia e horário, responda depois, entre outras opções que jogam para ele a responsabilidade do agendamento.

#3 Faça o lead tomar uma decisão e crie compromisso oferecendo opções!

O terceiro método para reduzir o no-show é fazer o lead tomar uma decisão e criar compromisso oferecendo opções. Isso pode ser feito por meio da técnica do fechamento de compromisso, na qual o vendedor oferece opções de datas e horários para a reunião e pede que o cliente escolha a melhor para ele.

Essa estratégia é importante porque ajuda a criar um senso de responsabilidade e compromisso por parte do cliente, aumentando a probabilidade de que ele compareça na reunião.

Para implementar esse método, é necessário ter uma boa comunicação e oferecer opções de datas e horários convenientes para ele. Em seguida, é importante pedir que o cliente escolha a opção que melhor se encaixa em sua agenda e confirmar o compromisso.

#4 Escolha estrategicamente os dias e horários a serem oferecidos!

O quarto método para reduzir o no-show é escolher estrategicamente os dias e horários para a reunião. É importante levar em consideração a disponibilidade do cliente, bem como fatores externos, como feriados, eventos etc.

Para implementar esse método, é necessário evitar:

  • Manhãs de segunda-feira: as manhãs de segunda-feira costumam ser um período agitado de reuniões internas e alinhamentos de início de semana;
  • Tardes de sexta-feira: em uma tarde de sexta-feira, a única coisa que as pessoas pensam é em encerrar o trabalho e dar início ao fim de semana;
  • Feriados: os dias anteriores ou posteriores a um feriado costumam ser movimentados e é provável que clientes não priorizem a sua reunião;

#5 Utilize o princípio da coerência para fazer o lead avisar caso aconteça algo!

O quinto método para reduzir o no-show é utilizar o princípio da coerência para fazer o lead avisar caso aconteça algo que possa impedir sua presença na reunião. 

Essa estratégia é importante porque ajuda a criar um senso de responsabilidade por parte do cliente, aumentando a probabilidade de que ele avise caso haja uma mudança de planos.

Para implementar esse método, é necessário pedir que o lead confirme a data e o horário da reunião. Além disso, é importante pedir e fazê-lo confirmar que vai avisar caso não possa participar da reunião. Dessa forma, ele fará de tudo para honrar o compromisso criado e comparecer ou, pelo menos, desmarcar com antecedência.

#6 Faça o follow-up do agendamento!

O sexto método para reduzir o no-show é fazer o follow-up do agendamento. Isso significa entrar em contato com o lead alguns dias antes da reunião para confirmar a sua presença e lembrá-lo da data e horário marcados.

Para implementar esse método, é necessário continuar em contato com o lead nos dias que antecedem a reunião para, indiretamente, lembrá-lo de que tem algo combinado com você. Isso pode se dar através do compartilhamento de algum material ou conteúdo, por exemplo.

#7 No dia, envie ao cliente um breve resumo das pautas da reunião!

O sétimo método para reduzir o no-show é enviar ao cliente um breve resumo das pautas da reunião no dia do encontro.

Isso é importante porque reforça o compromisso do lead com a reunião, além de permitir que ele se prepare melhor e saiba o que esperar do encontro.

Para implementar esse método, é necessário enviar um e-mail ou mensagem no dia da reunião resumindo as pautas a serem discutidas. Isso ajuda a alinhar as expectativas do cliente em relação ao encontro e faz com que ele se sinta mais preparado para a conversa. Além disso, ele terá mais clareza sobre o que será discutido, o que gera mais valor e aumenta a sua motivação.

Para conferir outras nove estratégias para reduzir o no-show, assista ao vídeo abaixo:

Conclusão

Se você chegou aqui, temos certeza de que já está mais do que preparado para deixar a taxa de no-show da sua empresa bem próxima do zero.

Agora, é hora de colocar a mão na massa!

Entretanto, como aprender nunca é demais, disponibilizamos abaixo de forma gratuita o nosso e-book completo e recheado de dicas para reduzir o no-show em vendas. É só clicar aqui ou no botão abaixo para baixar!

Obrigado por nos acompanhar e até a próxima leitura!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Postagens relacionadas

O que é atendimento ao cliente?

Este artigo mostra como cuidar bem dos seus clientes pode fazer toda a diferença. Com dicas práticas, como oferecer um atendimento mais próximo, antecipar necessidades e usar tecnologia de forma inteligente, você pode criar conexões genuínas, fidelizar pessoas e transformar clientes em verdadeiros fãs da sua marca.

Estratégias para aumentar a previsibilidade em vendas B2B

Aumentar a previsibilidade em vendas B2B e reduzir incertezas é essencial para garantir o sucesso. Aplicar técnicas avançadas de forecasting, análise de dados e métricas de vendas pode transformar o planejamento estratégico e trazer resultados mais consistentes e precisos.